輝く女性のためのビジネスマナー★ホウ・レン・ソウ(報告・連絡・相談)編★

輝く女性のためのビジネスマナー★ホウ・レン・ソウ(報告・連絡・相談)編★

皆さん、こんにちは!

毎回大好評をいただいております、本シリーズの第3回目になります。

今回は仕事の基本中の基本【ホウ・レン・ソウ(報告・連絡・相談)】についてです。

報告・連絡・相談の重要性とそれぞれの意味・目的・使い方など、もう一度確認してみましょう♪

■ホウ・レン・ソウの重要性

会社はひとりの力ではなく、みんなが力を出し合って支えられています。

チームワークが重要となるため、 必要な情報を自分だけが持っているのではなく共有していかなければなりません。

例えば、仕事をするうえで避ける事ができないトラブルやミスについても、すぐに上司にその事実を報告し、善後策を相談することで被害を最小化できるかもしれません。

もしも、自分だけで解決しようとして上司に報告しなかった場合、 取引先から上司にお叱りの電話が入り、会社の信用を失うことになるかもしれません。

日頃から、同僚や上司とのコミュニケーションを活発にしておくことで、スムーズな【ホウ・レン・ソウ】を心掛けましょう♪

 

■報告(ホウ)

報告とは、上司からの指示や命令に対して、部下が経過や結果を知らせること。

報告をするのは、部下から上司へ、あるいは後輩から先輩へ、という流れになります。

★報告のポイント★

報告はすればいいというものではありません。

相手の都合に合わせて、適切に報告する必要があります。

まずは、相手の状況を確認して、重要な報告ほど優先順位を上げて、報告の際は「結論」から、「事実」と「意見・憶測」は分けて報告することがポイントです。

 

■連絡(レン)

連絡とは、簡単な情報を関係者に知らせること。そこに自分の意見や憶測は入りません。

また、上司や部下にかかわらず、誰もが発信側にも受信側にもなります。

総務や人事から全社員に向けての連絡やプロジェクトリーダーからメンバーだけに向けた連絡など、様々な連絡があります。

★連絡のポイント★

連絡すべき順番を意識して、出来るだけ迅速に、連絡には曖昧な言葉は使わない。

例えば、「来週の月曜日会議時間は10:00からの様です・・・」「雨が降ったら社内運動会は中止するかもしれません・・・」などは連絡ではありません。

ミスのないように連絡しなければいけない関係者のリストをつくって、誰に連絡したか、していないかをチェックし、関係者全員に連絡したことを確認しましょう。細かなことですが、これもビジネスマナーの基本です。

 

■相談(ソウ)

相談とは、判断に迷う時や意見を聞いてもらいたい時などに上司や先輩、同僚に参考意見を聞き、アドバイスをもらうことです。

相談に関しては、上司だけでなく先輩や同僚、後輩もその対象になります。

目的はアドバイスをもらうことであって、悩みを解決してもらう事ではないので注意してくださいね!

★相談のポイント★

最初の相談者は「直属の上司」へ、疑問が生じたら相談や質問をすること。相談の際には必ず自分の意見を持って相談する。

また、数値的な裏づけデータがあればそれも必ず準備しておくこと。

 

■メールでのホウ・レン・ソウで一番注意すること

時間や場所を選ばないことや、同時に複数の相手に届けられることから、ホウレンソウの手段として定着したメールですが、同時に弊害も生まれています。

【メール送信=報告や連絡ではない】

送った側は「メール送信」=「報告を終えた」「連絡した」と思い込みがちですが、相手がメールを見て内容を理解するまで、報告や連絡はまだ終わっていません。

メールの送信後でも、しっかりと口頭で伝えることで念を押せますし、相手の確認ミスでそもそも内容が相手に伝わっていなかった・・・なんて事も防げます。

 

【すぐ隣の席の人へのメール連絡】

隣の席の人へ口頭でならすぐに伝えられるのに、わざわざメールで連絡するはNG。

内容が複雑で伝える内容が多いならメール連絡もありですが、その際には上記の様にしっかりと口頭確認も忘れずに!

 

「ホウレンソウ」は、「とにかくどんな方法でもよいから、相手に伝えればいい」というわけではありません。
タイミング、スピード、伝え方は、ビジネスマナーを守って行う必要があります。

そして、聞き手、読み手のことを考え、思いやりの気持ちを忘れずに伝えなければいけません。
大切なのは、相手に正しく理解してもらうよう、わかりやすく手短に伝えること。

そう考えると、普段から迅速かつ正確に意見や情報を「伝える技術」を磨くことが大切ですね♪

 

 

 

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